Högst personligt:

De svenska kommunerna står inför en rad stora utmaningar som tvingar oss att bli mer effektiva och hela tiden vässa organisationen så att vi kan arbeta proaktivt och inte behöver springa efter bollen hela tiden.  Här vill jag ta upp ett par av de saker jag tycker är extra viktiga att arbeta med och som vi också haft fokus på i Trelleborg de senaste åren.

Det första är att vi i vårt uppdrag hela tiden har ett verksamhetsperspektiv för ögonen och att det ekonomiska tänkandet blir en del av linjechefernas vardag.  Utifrån det har jag under åren lagt stor vikt vid att man ska ta fram och utveckla enkla och tydliga uppföljningsverktyg. Och då menar jag verkligt enkla uppföljningsverktyg som ska kunna användas av alla. Nyckelorden är enkelt och snabbt. Linjechefen ska inte behöva borra ner sig i detaljer, utan när behoven uppstår ska istället ekonomerna och/eller HR-specialister komma in och hjälpa till. Det viktiga är att det finns en grundläggande ekonomisk förståelse i linjeorganisationens vardagliga arbete och att ekonomi inte ses som något svårt och nödvändigt ont, utan något positivt som enhetschefen och medarbetarna tillsammans kan arbeta med.

I Trelleborgs kommun håller vi just nu på att föra in ett nytt uppföljningsverktyg som kommer att ersätta Qlikview, som vi länge har använt oss av. Qlikview är ett väldigt bra analysverktyg, men för den som inte arbetar kontinuerligt varje dag med verktyget kan det vara lite svårhanterat och svåröverskådligt. Så nu inför vi istället ett Power BI-verktyg (Business Intelligence) som i grunden är väldigt enkelt, öppet att använda utan särskilda licenser och som kommer att vara tillgängligt för de allra flesta. Och om man sedan har behov av fördjupad information kan man ta sig vidare med hjälp av en av våra ekonomer/HR-specialister. I ett första steg kommer vi att införa det nya verktyget för ekonomiuppföljning och i nästa steg personaldata och slutligen verksamhetsdata.

Tanken är att de flesta på en övergripande nivå ska kunna se det mesta. Något som också är viktigt för att på ett enkelt sätt kunna benchmarka mot andra verksamheter och kommuner.

Något jag också vill understryka vikten av för en effektiv styrning av kommun och kommunkoncern är att utveckla och stärka samarbetet mellan HR och ekonomi, så att ekonomer och HR-specialister tillsammans kan jobba tätare i sitt stöd ut mot verksamheterna.

Från årsskiftet 2019/2020 har vi genomfört en ganska stor organisationsförändring i Trelleborgs kommun. Det innebär bland annat att vi numera varken har någon traditionell ekonomiavdelning eller någon traditionell HR-avdelning. I stället har vi en avdelning som heter Kvalitet-och resursutveckling, där vi har slagit samman ekonomi, HR, upphandling och dessutom etablerat en ny enhet för digital utveckling. Så nu har vi en gemensam enhet för de olika funktionerna för att lättare kunna skapa team som tar sig an de olika uppgifterna. Och här finns också de tunga volymadministrativa processerna som redovisning och lön samlade i en gemensam enhet.

I enheten för digital utveckling arbetar vi över gränserna med olika formar av RPA-lösningar (Robotic Process Automation) för att effektivisera arbetet i kommunen. Vi har till exempel redan RPA-lösningar för att snabba upp arbetet med försörjningsstöd och nyligen är vi klara med en lösning som ersätter manuella utbetalningar. Kalkylerna visar på en effektivisering om ca 66 arbetsdagar per år. Vi har också ett processledningskontor där vi jobbar med processkartläggning för att identifiera vad som är möjligt att digitalisera samt kartlägga våra processer och identifiera förbättringsområden. När det till exempel gäller löner och HR finns det utan tvekan mycket att vinna på att ta hjälp av RPA-lösningar. Nyckeln till framgång är tillit att våga prova, det vill säga få in en kultur som är tillåtande och att det är ok att göra fel.

Den pågående pandemin har naturligtvis inneburit att vårt utvecklingsarbete inte kommit riktigt lika långt som vi hoppades för ett år sedan, men vi har trots allt kommit en bra bit på vägen.

Vilka är då de stora vinsterna med den nya organisationen? Hittills har ekonomer och HR-personer arbetat väldigt traditionellt i sina ”stuprör”. Cirka 65-70 procent av kommunens kostnader är personalkostnader. Så för mig framstår det som väldigt naturligt att ha ett nära samarbete och ett gemensamt stöd ut mot verksamheten när det just gäller HR-frågor och att de två funktionerna går i takt med varandra och har en förståelse för varandras infallsvinklar. Om en undersköterska på kommunen slutar eller om vi måste hitta ett föräldravikariat är det till exempel viktigt att veta vilket ekonomiskt utrymme som faktiskt finns kvar. När ekonomer och HR arbetar tillsammans blir det lättare att få in ett lite mer kritiskt tänkande där man tillsammans med verksamheten tittar på om det kanske finns andra alternativ än att rakt av ersätta en tjänst med en likadan. Nu finns också verktyg som gör det lättare att se konsekvenserna av att göra på olika sätt. För att etablera och få kraft i det gemensamma arbetet är en utmaning att våra processer blir tydliga och att därmed de olika kompetenserna kan jacka i varandra.

Allt samman syftar till en mer effektiv och välfungerande organisation. Det är en del i vårt grunduppdrag att hela tiden se till att vi blir bättre. Vår ledstjärna är Styrning-Stöd-Uppföljning!

Bosse Carlbark

Ekonomichef

Trelleborgs kommun