Vision om en mer framåtblickande ekonom

Högst personligt

Jag har nu arbetat inom Region Skåne i drygt ett och ett halvt år efter att tidigare ha arbetat inom mobiltelefonbranschen i 19 år, från Ericssons mobiltelefontillverkning i Kumla via Sony Ericsson och slutligen Sony Mobile i Lund.

Att jag lockades av jobbet som ekonom inom Skånes universitetssjukvård berodde till stor del på att man här arbetar med en uppgift som i grunden är så givet god. Det ger ett naturligt engagemang för uppgiften och om vi gör ett bra arbete kan det i förlängningen också leda till en bättre vård för patienterna.Frida Lindkvist Stabschef stab produktion ekonomi

Sedan är det naturligtvis slående vilken stor utmaning det är att både lösa uppdraget att ge patienterna bra vård och samtidigt arbeta för en ekonomi i balans.

För ekonomifunktionen handlar det mycket om att vara ett stöd för cheferna i detta svåra arbete. Då är det också viktigt att frigöra tid för att ta fram analyser och beslutsunderlag för cheferna. Vi behöver ägna mer tid åt att titta framåt än att titta bakåt.

Idag läggs det ned mycket tid på arbetet med boksluten. Kanske litet väl mycket tid. När jag började hos Ericsson 1994 lade man också ned mycket tid på bokslut och budget, men under åren har man svängt över till att lägga mindre tid på detta och härigenom frigjort tid för analyser och att titta framåt. När beslutet kom att böckerna skulle stängas på en dag höll vi alla på att trilla av stolen och vi undrade vad det skulle vara bra för och hur det skulle gå till. Beslutet var taget och det vara bara att göra det bästa av situationen.

En kort bokslutsprocess bygger på att det är rätt från början, då det inte finns tid för omfattande rättelser. Det andra är instrument för snabb avstämning av var de stora avvikelserna finns för att säkerställa kvaliteten på bokslutet. Vi använde prognosen för månaden som ställdes mot utfallet för att fånga de stora avvikelserna. En bonus med detta var att precisionen på prognosen ökade. I efterhand kan jag tydligt se att de kortare bokslutstiderna frigjort tid för värdefullt framåtblickande analysarbete.

Jag tror också att vi har en potential att på samma sätt frigöra tid inom Region Skåne. Det betyder inte att boksluten ska bli sämre – tvärtom. Min erfarenhet är att det går att med kortare bokslutstider förbättra kvaliteten på boksluten eftersom man tvingas fokusera på det viktigaste. Nu arbetar vi på att få till en sådan förändring, något som naturligtvis kommer att ta tid i en så stor organisation som Region Skåne. Men glädjande nog upplever jag att det är många som ser fördelarna med att korta bokslutstiderna.

En annan reflektion är att vi fokuserar på kalenderåret. Kommunallagen ålägger fullmäktige att fastställa en årlig budget utifrån kalenderår vilket är en förklaring till fokuseringen. Att jobba med en budget för kalenderåret utesluter inte att man i sitt arbete med ekonomin även tittar mer rullande framåt. Ett första steg skulle kunna vara att arbeta med 12 månaders rullande prognoser vilket gör att när man får budgeten snabbt kan se gapet mot nuläget. Idag börjar man lite från början och lägger mycket tid på bygga upp budgeten från grunden istället för att utgå från prognosen, analysera gapet och fokusera på vad som behöver göras för att minska och till slut, om möjligt, stänga gapet. En annan begränsande faktor är hur mycket effektiviseringar man kan göra på ett år. Ser man bara ett år i taget är det inte så mycket man kan åstadkomma, men ser man flera år framåt är möjligheterna större.

Vi har aldrig haft så många sjuksköterskor som vi har nu, samtidigt som vi heller aldrig har haft så stor brist på vårdplatser. Kostnaderna för både egen personal och inhyrd personal är också högre än tidigare. Vad beror detta på och vilka åtgärder kan vi vidta för att komma tillrätta med detta? För att kunna göra relevanta analyser behöver vi också arbeta mer tillsammans med verksamheterna, HR och andra stödfunktioner. Med fler gemensamma analyser tror jag att vi kan vara med att göra en större skillnad än vi gör idag.

Ytterligare exempel på hur den tid som frigörs kan användas är ett ökat samarbete med andra sjukvårdsförvaltningar och kommuner som befinner sig i liknande besvärliga situationer, där man genom att arbeta tillsammans kanske kan komma fram till gemensamma lösningar som gör det bättre både för patienterna och för skattebetalarna. Rent allmänt är det viktigt att få tid att lyfta blicken, det är väldigt lätt att fastna i det arbete man har liggande på sitt bord.

Just nu arbetar vi intensivt med projektet ”Strategisk målbild – ekonomi och inköp” som omfattar alla delar av region Skåne och där jag sitter med i styrgruppen. Här ser vi över de olika processerna för att se hur de kan bli effektivare som bland annat bygger på att man gör rätt från början, från beställning, bokslut till budget och prognos. . I detta ingår också att byta ut de gamla ekonomi- och inköpssystemen mot nya system som är bättre integrerade. Här har vi arbetsgrupper som verkligen arbetar för att tänka mer visionärt och inte bara titta på hur man gör idag och hur det kanske kan göras en smula bättre.

Min största förhoppning för framtiden är att vi ska jobba bättre tillsammans för att lösa våra gemensamma problem. I min tidigare karriär var jag van vid att när man möttes för att lösa ett problem så ansträngde sig alla för att bidra till att komma fram till en lösning. Jag upplever att man idag i många lägen går in till möten för att förvara sin egen verksamhets intressen, möten blir en arena för kamp. Är man ensam om att vilja samarbeta går man ut som en förlorare.

Här tror jag vi behöver få till en skillnad i vårt tänkande – att det inte handlar om att skydda sin egen verksamhet utan att kunna samarbeta kring frågor som ska lösas för att nå en bättre total lösning. Min förhoppning är även att vi ekonomer, istället för att sätta ekonomiska käppar i hjulen, ska kunna bidra till ett ökat samarbete och bättre lösningar genom att rikta blickarna mer framåt än bakåt.

Frida Lindkvist

Stabschef, staben produktion och ekonomi, Skånes universitetssjukvård