Tony Mufic
Chef för lärande och familj
Ängelholms kommun

Vid årsskiftet ansluter sig Ängelholm till skaran av ett sextiotal kommuner som har förändrat den politiska organisationen och som konsekvens av det förstnämnda även tjänstemannaorganisationen. Förändringen består av färre nämnder till förmån för fullmäktigeberedningar och arbetsgrupper inom Kommunstyrelsen. Beslutet om ny politisk organisation fattades i mars 2013 och beslutet om ny tjänstemannaorganisation fattades i juni 2014. Inget av besluten berörs av att en ny politisk majoritet tar vid i januari 2015.

Bakgrunden till beslutet består av flera delar och kan kategoriseras utifrån demokrati och verksamhetsförbättring. Politikerna vill vitalisera och föryngra politiken. Genom beredningar förväntas yngre politiker engagera sig kring ett inramat utvecklingsområde. Ett uppdrag i en fullmäktigeberedning skulle kunna innebära ett kortare åtagande än fyra år, vilket också skulle underlätta rekrytering av yngre politiker. Innehållsmässigt ska en fullmäktigeberedning arbeta med förbättringsområden, vara framtidsorienterade och om möjligt visionära. Kommunfullmäktige väcker frågan, ger uppdraget, tar emot resultatet och tar beslut om genomförande. Det finns mycket som talar för att ett Kommunfullmäktige med inslag av fasta beredningar utvecklas till att i högre grad blir initiativtagare i frågor som är angelägna för kommunens invånare.

Verksamhetsförbättring innefattar att ge organisationen förändrade förutsättningar så att den bättre än tidigare möter upp de behov som medborgarna har avseende kommunal service. Tidigare organisatioriska indelningar och gränser har i flera avseenden styrt oss och ibland även begränsat oss i vårt arbete. Gränser som i de flesta avseenden inte har haft något egenvärde för den medborgare som för stunden varit i behov av stöd eller service. För att möta samtidens förändrade och kanske till och med ökade behov av kommunal service behövs en omprövning av strukturer, arbetsformer och förhållningssätt. Underförstått är politikerna inte tillräckligt nöjda med servicen till medborgarna och kvalitén på tjänsterna, utan de vill få ut ännu mer verksamhet av de medel som avsätts. Helhetssyn och tvärsektoriellt arbete lyfts fram som betydelsefullt vid omprövning av arbetsformer.

Tre huvudprocesser är identifierade och lägger grunden i tjänstemannaorganisationen –  samhällsutveckling, hälsa samt lärande och familj. Kännetecknade för en huvudprocess är att tjänsten till stor del vänder sig direkt till kommuninvånaren, ex kundtjänst, äldreboende, hemsjukvård, förskola och skola. Kopplat till de tre huvudprocessen som en stödprocess har en service -och stödorganisation byggts upp med tjänster inom ekonomi, juridik, kommunikation, HR och kvalitetsarbete.

Vilka tankar och funderingar har jag som chef för huvudprocessen lärande och familj? Jag har formulerat några frågor för att försöka klargöra skillnader mot tidigare organisation.

Vilka kritiska moment ska en omorganisation ta sig igenom?

Är omorganisationen önskvärd för medarbetarna? Det politiska beslutet är taget och gäller, men vilken motivation har respektive medarbetare och arbetsenhet? Har alla medarbetare tagit till sig information om förändringen? Vilken legitimitet har jag som nuvarande skolchef hos medarbetare som tidigare tillhört socialtjänsten? Vilka delar i riskbedömningen avseende ny organisation bör jag vara uppmärksam kring? Hur hanterar jag de frågor medarbetare ställt till mig på informationsmöten avseende farhågor som- antal medarbetare, hierarkisk organisation, fel inplacering av vissa verksamheter, olika kulturer som ska sammanfogas, skillnader i ekonomiska förutsättningar, arbetsbelastning och prioriteringar.

Vi är mitt i genomförandefasen som består av ett femtiotal projekt som ska vara klara till den 1/1. Elementära delar som att medarbetare får lön i januari och att det finns en delegationsordning klarar vi, men mycket återstår, vilket innebär att genomförandet kommer att ske över tid. Samtidigt som vi ska få nya strukturer på plats måste vi starta igång kulturprocessen som snarare handlar om hur vi ska arbeta i den nya organisationen. Om inte det arbetet görs med engagemang och delaktighet har vi endast bytt kostym.

Klarar vi av att vara uthålliga? Vi vet av tidigare erfarenhet kring förändringsarbete att det tar tid. Kommer kommuninvånare, politiker och medarbetare har tålamod med att det tar tid innan vi kan skönja förbättrade resultat såsom kvalitativ kommunal service, fler ungdomar som fullföljer sina gymnasiestudier och färre vuxna i utanförskap. Hur bryter vi ner övergripande förväntningar till konkreta och uppföljningsbara mål? När kan politikerna få kvitto på att den nya organisationen lever upp till ställda förväntningar? Vad händer om det drar ut på tiden? Blir det chefsbyten och nya organisationsförändringar? Uppstår en ryckighet i ständiga organisationsförändringar finns det stor risk för att vi nästa gång endast byter färg på kostymen.

Hur skiljer sig mitt ansvarsområde från tidigare uppdrag?

Jag har ansvar för fler verksamheter eftersom individ och familjeomsorg, verksamhetsområdet för personer med funktionsnedsättningar och arbetsmarknadsåtgärder tillkommit. Jag har tidigare kunnat fokusera på barn och ungdomars kunskapsutveckling. Nu flyttas mitt ansvarsområde märkbart utanför skolans väggar. Det öppnar upp för möjligheter samtidigt som jag känner ödmjukhet inför förväntningar och ansvar.

Vad svarar jag när kommuninvånaren frågar vad blir bättre för mig?

Vi kommer att arbeta mot samma mål som vi har i dag, men den nya organisationen kommer att underlätta samarbetet när vi samlar kompetenser och resurser. Det blir en form av kraftsamling och det behövs för att vi bättre ska klara av de mål våra politiker tagit beslut om. Det blir tydligare för kommuninvånarna vem de ska ha förväntningar på när en organisation har färre chefer med större ansvarsområden. Med den nya organisationen ger vi oss själva förutsättningar att möta frågor, problem och utmaningar i en annan mottagarstruktur för kommuninvånaren. I bästa fall blir vi mer flexibla, effektiva och lyhörda inför det som förväntas av oss. Strukturer bidrar med identitet och tillhörighet. Ska vi bli riktigt bra måste vi fylla den nya strukturen med ett innehåll som känns meningsfullt och utvecklande för såväl individ som kollektiv och den resan har vi framför oss.

Tony Mufic