Hur stor är skillnaden egentligen mellan statlig och kommunal ekonomistyrning och kultur? En liten betraktelse följer nedan från en som ”bytt sida”.

För sex år sedan fattade jag beslutet att efter 29 år i den kommunala sektorn byta bransch till staten och myndighetsvärlden, närmare bestämt som ekonomidirektör på Lunds universitet. Jag hade jobbat i olika kommuner med ekonomifrågor, de flesta av alla 29 åren som ekonomichef, med alla de frågor som kan dyka upp på en kommunal ekonoms/ekonomichefs bord. Jag hade ett stort och spännande nätverk och kände mig som fisken i vattnet i de flesta sammanhang.

De två sista kommunala åren var jag chef för Gymnasie- och vuxenutbildning i Eslöv och lämnade därmed ekonomens värld. Det sistnämnda jobbet var mycket spännande och intressant, även det på sätt och vis ett branschbyte. Att jag redan efter två år beslöt lämna det uppdraget berodde på att både nedgången av antalet gymnasieungdomar och det fria valet att välja gymnasieskola slog igenom med full kraft i Eslöv. Jag fick ägna nästan all min tid att krympa verksamheten, vilket i längden var både tråkigt och destruktivt, det var inte direkt ”min grej” att säga upp medarbetare. När jag började på gymnasieskolan i Eslöv fanns cirka 1800 elever och idag cirka 800 och det säger en del. Men sett ur ett perspektiv bakåt var det ändå en nyttig erfarenhet.

Nåväl – jag såg en annons att LU sökte en ekonomidirektör och jag funderade ända till sista ansökningsdag innan jag skickade in en ansökan. Efter en lång process var jobbet mitt och jag gav mig med stor entusiasm in i min nya värld. Den första skillnaden mellan myndighet och kommun upptäckte jag genast – i kommunens värld sluts ett avtal om en anställning, ett kontrakt, där båda parter skriver på. I statens värld fattas ett beslut av personalchefen att du är anställd och du skriver inte själv på beslutet. Mycket märkligt tyckte jag då och tycker så än idag.

Ekonomisektionen, som jag är chef för, svarar för ekonomistyrning (budget, delårsbokslut, ekonomiska prognoser, bokslut) utom resursfördelning, inköp och upphandling samt stiftelseförvaltning. Antalet medarbetare är ett 60-tal uppdelat på sex avdelningar. LU totalt omsätter knapp 8 miljarder varav utbildning står för 2,5 miljarder och forskning för 5,4 miljarder. LU är som ni säkert alla känner till Sveriges största universitet.

Annorlunda är att resursfördelningen, det vill säga fördelningen av det statliga anslaget, åtminstone i universitetsvärlden, tar mycket tid och kraft fastän det mesta redan är givet. Ska jag vara ärlig är det väl mest ”nya pengar” som diskuteras och de duggar inte så tätt i den här världen heller. Det statliga anslaget på LU är cirka drygt hälften av alla intäkter. Resursfördelningen sköts av planeringsavdelningen som inte tillhör ekonomisektionen, så ser det ut på de flesta lärosäten. Ovant i början för en som är van att ha helhetsbilden! Anslaget kommer i två ”påsar”, en för utbildning och en för forskning och påsarna får inte sammanblandas vilket ställer speciella krav på redovisningen.

Resten av intäkterna består av bidrag i olika former som till allra största delen kommer från de statliga forskningsråden, det vill säga även bidragen är skattepengar. En hel del kommer från EU och en mindre del från privata stiftelser, exempelvis Wallenberg-stiftelsen med flera. Bidragen går till olika forskningsprojekt och det är respektive forskare som söker bidrag i konkurrens med andra forskningsprojekt. Intäkten är därmed dedikerad till en forskare eller en forskargrupp och kan inte omdisponeras till annat och det ger också sin starka prägel på ekonomistyrningen – resursen är kopplad direkt till forskaren.

En myndighet har inte lika mycket frihet som en kommun, åtminstone inte inom det ekonomiska området. Det finns ett otal förordningar om hur vi ska förhålla oss till finansiella tillgångar och skulder, exempelvis ska alla likvida medel finnas hos Riksgälden. Just nu är det minusränta på kontot men LU kan inte placera sin likviditet där LU får bättre avkastning. LU får inte heller äga fastigheter – det finns särskilda bolag/myndigheter som har ett sådant uppdrag, exempelvis Statens Fastighetsverk och Akademiska Hus AB.

Jag tyckte när jag jobbade kommunalt att verksamheten var decentraliserad, men det är ingenting mot hur starkt decentraliserad LU är. Det behöver inte vara typiskt statligt, men sedan länge är det inom LU prefekten som är ansvarig för både resultat- och balansräkning. Överskott respektive underskott av årets anslag ligger kvar på institutionen mellan räkenskapsåren för i princip all framtid. Fakulteterna är ansvariga för sin organisation, vilket gör det mycket svårt att få till helhetslösningar, alla gör på sitt eget sätt inom många områden. Ekonomiområdet är ganska bra sammanhållet – ingen fakultet får exempelvis ha sitt eget ekonomisystem, det är jag tacksam för…

När jag började på LU diskuterades mycket och av många, till och med rektor, ”den nya redovisningsmodellen” och jag var oerhört nyfiken på denna innovation. Det visade sig att det avsåg en modell för att beräkna full kostnadstäckning för olika forskningsprojekt, vilket är mycket viktigt för LU, som ju till nästan hälften finansieras av externa bidrag. Jag ska inte gå in på detaljer, men känslan var märklig att redovisning var ett så hett ämne, i min gamla värld blev inte många upprörda av debet och kredit. Med tiden ebbade diskussionerna ut och numera är modellen vedertagen av samtliga lärosäten i Sverige.

En annan skillnad är att inom LU så väljer medarbetarna på institutionen sin chef, prefekten, för en tid av tre år. Efter avslutad period återgår prefekten till sin gamla roll på institutionen. Med tanke på alla regelverk och det ansvar som idag finns för chefer med personalansvar är det ganska unikt att valförfarandet fortfarande lever kvar och såvitt jag kan se finns inga planer på att förändra det heller. Det är i det sammanhanget viktigt att prefekten får den kompetensutveckling som behövs för att klara uppdraget, även vad gäller ekonomin.

Som slutkläm på min lilla betraktelse kan konstateras, att ekonomistyrningen skiljer sig mer än man tror men det beror inte på regelverket som sådant, debet är debet här också, utan på kulturen som vi verkar i och som finns ”i väggarna”. Kulturskillnaderna är enorma och det tog mig säkert två år innan jag kände mig hemma i LU:s organisation. I början undrade jag definitivt vad jag gett mig in på och saknade mitt nätverk, men idag trivs jag fint. Vi har nu 2016 implementerat ny ekonomimodell och nytt ekonomisystem, ett jätteprojekt som jag varit projektägare till och som har varit oerhört roligt, spännande och till tider nervöst att följa. Jag har lika trevliga, kompetenta och professionella medarbetare här som i den kommunala världen och jag ångrar inte mitt branschbyte!

Hoppas ni alla får en fin sommar!

Lise Bröndum